先日PCマンツーマン・レッスンの2回目を行いました。
今回のテーマは「デスクトップ（PC画面上）に散らかるファイル・フォルダやブックマークの片付け」です。
家の中が散らかっているのであれば、目に見えるので片付けたりゴミ出しすると思います。
ですが、パソコン上だと散らかっていることが認識できないというのは良くあることです。
その前に用語の確認。
「ファイル」というのは、クリアファイルなどと同じで文書が入ったもの。
「フォルダ」はファイルをまとめて入れておくもので、ファイルよりも大きな括りとなります。
クライアントさんにはまず、私のフォルダ分けを説明しました。
私はデスクトップ上に仕事関係のものが入った「Work stuff」というフォルダとお金関係のものが入った「Money stuff」というフォルダを作っています。
例を挙げると：
Work stuffフォルダの中には…
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担当者別のフォルダが入っていて、その中に
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プロジェクト別のフォルダと、古いものを入れておく「old」というフォルダがあります。
「old」はゴミ箱的な役割を果たしていて、1年以上前のプロジェクト関係のものは「old」に移動
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なおかつoldを年に1回くらい空にします。
ゴミ捨てしないとあっという間に容量がいっぱいになってしまうので。
クライアントさんは塾の先生なのですが、年初に各学年に配布する「授業日程と月謝」の案内が書かれたWord ファイルたちを「別名で保存／名前をつけて保存」せずにことごとく上書きして、そのままファイルを閉じていました。
そのため「2011年とファイル名に書かれているのに中身は2014年のプリント」という事態が発生。
ファイル名と中身が違うので、毎度毎度ファイルを開かないと中身が何なのかわからない状態になっていました。
これについては梅干しを例に挙げて説明。
1) 平成20年に梅干しを漬けて壺に「平成20年の梅干」とラベルを貼る
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2) その後中身を食べ終わったので、壺を洗って乾かす。
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3) その後令和4年に、「平成20年の梅干」とラベルが貼られた壺に梅干しを漬ける。
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4) 壷を見るたびに「げげ、平成20年の梅干し？カビてない？」と中身を確認し、「あ〜そうだった、これ、令和4年に漬けた梅干しだったわ」と蓋を閉める。
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4)を繰り返す。
ということが起きるのです！
毎回確認する時間と手間がもったいない。
でもラベルを「令和4年の梅干し」に貼り替える（ファイル名を変更する）だけでこのような問題は起きなくなります。
ブックマークについても同じ事態が起きていました。
同じURLが複数、異なるブックマーク名で登録されており、なおかつブックマーク追加時に名前を変更しなかったので、毎回ブックマーク先URLを開かないと何が入っているかわからないという状態です。
これについては1つずつ中身を確認して、同じURLのブックマークが複数ある場合は1個に減らし、なおかつご本人にとってわかりやすいブックマーク名に変更してもらいました。
そんなこんなで4時間かけて大掃除が終わりました。
赤福とお茶、いただきます。
今回は時間がなくて、Word文書（クライアントさんが授業で配布するプリント）の見た目は私が直したのですが、クライアントさんも次回は綺麗でプロフェッショナルな見た目のWord文書作成に挑戦したいそうです^ ^